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Estos son los 4 factores que diferencian a un buen administrador

Determinar el éxito de un administrador de edificios y condominios a veces puede resultar complejo. ¿Por qué? Porque hay muchos profesionales, de distintos rubros, edades, género y por supuesto, de distintos rasgos de personalidad. Todo esto hace que se vuelva difícil definir un patrón efectivo para llegar a un buen procedimiento en la gestión.

 

Sin embargo, hay cosas que pueden influir a definir tu éxito y lo mejor de todo es que son cosas que puedes mejorar, sin importar que profesión tengas y el nivel educativo que poseas.

A lo largo de nuestra trayectoria administrando edificios, hemos efectuado un análisis de estos 4 factores. Todos son absolutamente perfectibles y al alcance de quien se lo proponga. Te invitamos a que le des una miradita.

 

Capacidad de empatía y desarrollo de la importancia de escuchar a los demás.

A muchos nos cuesta un poco esto. Por la sencilla razón de que se nos es difícil oír a los demás. A todos nos encanta hablar y por supuesto ser escuchados y tomados en cuenta por nuestros interlocutores. Sin embargo, para esta profesión, es imperativo que puedas desarrollar tu capacidad de oír a los demás y tu empatía. ¿Por qué motivo? Porque en la medida que desarrolles la capacidad de oír atentamente y lograr comprender lo que el copropietario o residente te esté expresando (ya sea bueno o malo) conseguirás que tu interlocutor también te oiga, te valore y sepa que estas presto a mejorar cada día. Ponlo en práctica. Te aseguro que mejorarás considerablemente tu relación ya sea con el comité, con los proveedores que tengas y con los copropietarios.

Procura ser lo más ordenado posible.

Un correcto orden te ayuda a poder conciliar mejor el dinero que debes administrar. A veces nos cuesta un poco por muy ordenado que ostentemos ser. Hay muchas comunidades que seguramente estás viendo y tener el control de todos los números se vuelve un poco imposible. Por lo tanto, te sugerimos que seas ordenado de forma genérica con tus números. Entonces, a la hora de rendir, tendrás una mayor claridad y propiedad en cuanto a tus estados financieros. Para esto hay cosas básicas y gratuitas que pueden servirte de herramienta de apoyo como una plantilla Excel, un word donde escribas lo más relevante que debes hacer. Un cuaderno también es útil a la hora de llevar los apuntes y tus quehaceres diarios. También hay opciones más sofisticadas, pero de fácil usabilidad como por ejemplo el programa Trello. www.trello.com. Es gratuita y es extremadamente útil porque te ayuda a organizar lo que debes hacer y clasificar por importancia, comunidad o lo que tu estimes conveniente. Te sugerimos que la veas. Tiene una versión gratuita que cubre lo más básico en cuanto al orden que quieres implementar.

Estar siempre disponible con tu correo electrónico.

 En ocasiones resulta fastidioso recibir cientos de llamados al día y atenderlos a todos te quitará tiempo. Esto a la larga puede frustrarte y no resolverá nada. Lo mejor que puedes hacer en estos casos es entregar tu correo y no tu teléfono. De esta manera entregas un canal comunicacional rápido, efectivo y donde tú tienes completo control sobre él. Para muchos el correo es frio y distante porque quita la personalización e inmediatez. Pero esto se trata de valorar tu tiempo y optimizarlo de la mejor forma posible. El correo es la mejor opción. Si lo enlazas con tu celular podrás ver al instante con el título su nivel de importancia y así podrás darle primera atención a lo más urgente. Con eso no discriminas a nadie y estarás siempre operativo y disponible. Es una excelente alternativa para que dejes de atender tantos llamados diarios que a veces pueden dificultar tu programa del día.

 

Se proactivo en la información que entregas a la comunidad y al comité de administración.

Uno de los principales factores que provoca conflictos entre el administrador y la comunidad es justamente esto, la frecuencia y calidad de información que se entrega. Frente a esto, debes ponerte como meta entregar un informe una vez a la semana (a lo mucho cada dos semanas) Esto debe ser sin que el comité de administración te lo pida. Con esto estas demostrando proactividad, seriedad, compromiso y profesionalismo. En el informe no tienes que poner en detalle todas tus gestiones y todos los números que tengas para informar, sino que puede ser algo genérico sobre que está ocurriendo, darle énfasis a los puntos más relevantes que se están subsanando y propuestas en los proyectos de mejora que deben ir si o si en tu planificación estratégica. Si haces esto, créeme que tu imagen como administrador mejorará y entregaras tranquilidad y alivio a las permanentes preocupaciones.

 

Si pones a trabajar estos 4 elementos, te aseguro que tu trabajo terminará por ser cada día más productivo y efectivo. Recuerda que independiente de todo el conocimiento técnico que tengas, poner a trabajar estas habilidades y hábitos potenciará mucho más tu perfil como administrador. Tu y yo sabemos que es necesario debido a la complejidad del rubro y la idea es que siempre resulte ser todo simple y eficaz.

 

Escrito por Admin Propiedades